Почему сотрудники не выполняют поручения?

Очередной день в компании завершается для вас с мыслями: «Всё на мне, всё на мне! Ну когда они научатся делать всё самостоятельно?!». Следом на ум приходят не самые лестные эпитеты, направленные в адрес подчинённых. Вы устали от того, что никак не можете добиться от них полного понимания того, что от них требуют, и качественно исполнения задач.

Вы гадаете: наступят ли те счастливые времена, когда сотрудники начнут вовремя исполнять поручения и приходить с готовыми решениями по каждой проблеме? Когда вам не придётся по несколько раз повторять свои требования и переделывать за ними работу.

Хотите секрет? Эта «заоблачная мечта» вполне может стать вашей реальностью. Вы удивитесь, насколько быстро можно добиться желаемого результата с помощью эффективных инструментов делегирования.

Успех бизнеса определяется людьми и командой. Для того чтобы сотрудники эффективно выполняли свою работу и приносили реальную пользу компании, необходимо выстроить грамотную систему управления. В свою очередь качественная работа системы напрямую зависит от того, насколько чётко и слаженно исполняются приказы руководства.

Именно здесьсобственники совершают грубейшую ошибку. Большинство приказов, передаваемых сотрудникам в течение дня, кажется им настолько очевидным, что они редко задумываются над значимостью правильного изъявления требований. В результате – работа не выполнена или выполнена не качественно, собственник постоянно недоволен, мотивация сотрудников медленно стремится к нулю, показатели падают.

Существует 3 основных причины невыполнения или плохого выполнения поручений сотрудниками:

1. Неправильно поставлена задача: не учтены все критерии, необходимые для его выполнения.

Самая распространённая причина неисполнения приказа – отсутствие конкретики. Очень часто в такой ситуации собственник в глазах сотрудника превращается в царя из сказки, который велит: «Поди туда – не знаю куда, принеси то – не знаю что».

Решение проблемы лежит на поверхности: приказ необходимо оформить в письменном виде, с чётким указанием необходимых критериев исполнения. При этом излагать приказ следует максимально простым и понятным для каждого сотрудника языком. Поэтому прежде чем передать приказ сотруднику, перечитайте его несколько раз и ответьте себе на вопрос: всё ли вам понятно? Так вы сможете учесть все нюансы и избежать лишних вопросов.

Если же вы не хотите тратить время на составление письменного поручения, озвучьте задачу сотруднику и попросите его повторить (так вы сможете оценить уровень понимания задачи) и самостоятельно зафиксировать её в плане работы. Тогда сотрудник не упустит задачу из вида и в случае необходимости сможет обращаться к задаче, чтобы освежить детали в памяти.

2. Нарушена процедура донесения приказа и получения обратной связи от сотрудника.

Встретить сотрудника в коридоре и сказать: «Слушай, надо бы написать статью про эффективное делегирование» – это неправильное поручение. Даже если он кивнёт и скажет: «Да, точно, классная идея», должного результата вы не добьётесь.

Как уже было сказано выше, приказ должен быть чётко сформулирован. Кроме того, важно убедиться, правильно ли данный сотрудник услышал вас. Для этого задайте ему несколько ключевых вопросов (насколько приказ понятен сотруднику и насколько он знает, как его выполнить) – это не займёт у вас более 5 минут, зато в дальнейшем освободит вам время для решения более важных задач.

Помните, что голова сотрудников в течение рабочего дня загружена различными задачами. Предположим, вы подошли к одному из них, чтобы дать важное поручение, в момент, когда он занят другой срочной задачей. Вы говорите: «Василий, необходимо сделать к пятнице то-то». Василий кивает, вы уходите довольным. Однако через какое-то время Василий начинает заваливать вас, казалось бы, очевидными вопросами. Вы раздражаетесь и начинаете сомневаться в умственных способностях Василия.

Чтобы избежать подобных ситуаций, крайне необходимо сразу же получить обратную связь от сотрудника и убедиться, что он понял задачу верно.

3. Отсутствие контроля и дедлайнов относительно выполнения задач.

Если мы вновь обратим внимание на «коридорное» поручение, отображенное в пункте 2, то заметим ещё одно грубое нарушение: отсутствие строгих сроков исполнения. Даже передавая приказ в устной форме, необходимо установить строгий дедлайн. Например: «Подготовь мне отчёт по продажам за прошлый месяц к следующему вторнику». Если задача объёмная и требует поэтапного решения, нужно определить контрольные точки с обозначенными датами их прохождения. На каждом из этапов необходимо встречаться с сотрудником и подробно разбирать проделанную работу.

Сотрудник должен видеть, когда ему необходимо предоставить результат. При этом приказ нужно ставить таким образом, чтобы сотрудник самостоятельно приходил к вам с выполненной работой, а не сидел покорно в ожидании, думая: «Ну когда спросит, тогда и пойду».

Помните, что ваша задача собственника – делегировать ответственность за задачу так, чтобы к вам больше не было вопросов. Самостоятельность в выполнении задач повысит боевой дух сотрудников, а следовательно, и эффективность.